Email sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam perkembangan komunikasi yang ada saat ini. Setiap harinya, jutaan email dikirimkan. Lebih dari setengahnya kemungkinan besar berkaitan dengan urusan bisnis, baik itu pengumuman dari atasan, maupun ajakan untuk bekerjasama.
Banyak orang yang sudah memiliki pengalaman bertahun-tahun di bidang bisnis masih kesulitan dalam menulis email yang baik. Meskipun terdengar sepele, sikap dan maksud kita dapat terlihat dengan jelas melalui cara kita menuangkannya dalam tulisan di email.
Tulisan email yang bertele-tele atau bahkan terlalu to-the-point bisa saja membuat calon klien atau rekan kita menjadi enggan untuk membalasnya dan pada akhirnya bisnis pun bisa terhambat perkembangannya. Lantas, bagaimana cara menulis email yang baik untuk tujuan bisnis itu? Dilansir dari situs jasa web profile, berikut informasi selengkapnya untuk Anda.
Tujuan Penulisan Harus Jelas
Tujuan Anda menulis email harus mudah untuk dicerna sebab tidak semua orang memiliki waktu untuk mencerna makna tersirat dari kalimat-kalimat yang Anda tuliskan. Buatlah kalimat yang efektif dan hindari penggunaan kata yang tidak umum. Dengan kata lain, email harus dirangkai dengan sesimpel mungkin, namun tidak terlalu simple dan mudah dipahami mulai dari kata-kata hingga tanda baca yang harus jelas dalam merangkainya.
Perhatikan Nada Tulisan Anda
Dalam membangun hubungan baik dengan rekan bisnis melalui email, Anda perlu memerhatikan bagaimana tulisan Anda dapat memengaruhi pembaca. Penulisan atau bahkan pemilihan kata tertentu dapat memengaruhi pendapat calon klien atau rekan bisnis mengenai diri Anda. Baiknya, sebelum mengklik tombol ‘kirim’, Anda membaca ulang email yang sudah ditulis dan bayangkan bagaimana rasanya jika kalimat-kalimat tersebut diucapkan langsung.
Perhatikan Panjang Kalimat
Membaca email bisa jadi hal yang kurang menyenangkan bagi sebagian orang. Oleh karenanya, Anda perlu memerhatikan panjang pendeknya kalimat yang Anda buat. Kalimat pendek yang tertata rapi dan dapat menjelaskan maksud yang dituju tentunya lebih baik daripada kalimat email yang terlalu panjang dan susah dipahami saat dibaca oleh orang lain.
Cantumkan Nama, Tanda Tangan, dan Kontak Anda di Akhir Email
Selain salam penutup, nama, tanda tangan, dan kontak pun perlu dicantumkan di akhir email yang Anda tulis. Meskipun Anda bekerja dari rumah, mencantumkan tanda tangan dapat memberikan kesan profesional pada diri Anda. Logo perusahaan pun dapat memberikan kesan yang sama. Hal tersebut juga dapat menjadi cara yang tepat untuk mempopulerkan produk dan jasa yang Anda tawarkan.
Itulah secara umum seni dalam merangkai email yang tepat dan bisa memberikan feedback baik pada bisnis Anda. Jika Anda menulis email dalam bahasa Inggris, pastikan ejaan dan tata bahasa kalimat Anda dipahami serta hindari kata-kata kasar baik dalam bentuk yang umum maupun yang verbal.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar